ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Στο πλαίσιο των διατάξεων του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία των Δεδομένων (ΓΚΠΔ), του Νόμου 4624/2019 και των λοιπών ισχυουσών διατάξεων περί προσωπικών δεδομένων, το Πανεπιστήμιο Αιγαίου λειτουργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας και επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
Στο πλαίσιο αυτό θα επιθυμούσαμε να σας ενημερώσουμε για τους όρους που διέπουν τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων για τη διάθεση δωματίων στις Φοιτητικές Κατοικίες του Πανεπιστημίου Αιγαίου κατά τους θερινούς μήνες.
Υπεύθυνος Επεξεργασίας είναι το Πανεπιστήμιο Αιγαίου, το οποίο, για την υλοποίηση και διαχείριση της εν λόγω διαδικασίας, έχει αναθέσει στην Εταιρεία Αξιοποίησης και Διαχείρισης της Περιουσίας του Πανεπιστημίου Αιγαίου τον ρόλο της Εκτελούσας την Επεξεργασία για λογαριασμό του.
1. Συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων
Κατά την υποβολή αιτήσεων για διάθεση δωματίων στις Φοιτητικές Κατοικίες του Πανεπιστημίου Αιγαίου κατά τους θερινούς μήνες και σε σχέση με αυτή, συλλέγονται, διατηρούνται και αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (εφεξής «προσωπικά δεδομένα») των αιτούντων και αιτουσών.
Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται περιορίζονται στα απολύτως απαραίτητα για την υποβολή, επεξεργασία και αξιολόγηση της αίτησης και τη λήψη της σχετικής απόφασης διάθεσης των δωματίων.
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. (ε) του ΓΚΠΔ, στο πλαίσιο άσκησης καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον και συνδέεται με την παροχή υπηρεσιών φοιτητικής μέριμνας, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο. Σε κάθε περίπτωση, η επεξεργασία είναι αναγκαία και για την εξέταση του αιτήματος και την παροχή της αιτούμενης υπηρεσίας διαμονής.
2. Σκοπός επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων
Η συλλογή και επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων γίνεται αποκλειστικά για τους ακόλουθους σκοπούς:
2.1. Υποβολή και αξιολόγηση αιτήσεων διαμονής
Υποβολή αιτήσεων για διάθεση δωματίων στις Φοιτητικές Κατοικίες του Πανεπιστημίου Αιγαίου κατά τους θερινούς μήνες και αξιολόγησή τους από την Ε.Α.Δ.Π. Παν Αιγαίου και τα κατά τόπους αρμόδια Περιφερειακά Γραφεία Φοιτητικής Μέριμνας.
2.2. Διαχείριση και υποστήριξη της διαδικασίας διάθεσης
Επεξεργασία των στοιχείων των αιτήσεων για την ορθή διαχείριση της διαδικασίας διάθεσης των δωματίων, την εξυπηρέτηση των αιτούντων και την εύρυθμη λειτουργία των Φοιτητικών Κατοικιών.
2.3. Στατιστική επεξεργασία
Επεξεργασία ανωνυμοποιημένων στοιχείων για την εξαγωγή στατιστικών δεδομένων και τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών.
3. Αποδέκτες και πρόσβαση στα δεδομένα
Η πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα είναι δυνατή αποκλειστικά σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό του Πανεπιστημίου Αιγαίου, της Ε.Α.Δ.Π. Παν Αιγαίου και των αρμόδιων Περιφερειακών Γραφείων Φοιτητικής Μέριμνας, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους.
Τα προσωπικά δεδομένα δεν κοινοποιούνται σε τρίτους, εκτός εάν αυτό απαιτείται από τον νόμο ή είναι αναγκαίο για την εκπλήρωση των ανωτέρω σκοπών.
4. Χρονικό διάστημα διατήρησης προσωπικών δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα που προκύπτουν από την υποβολή και επεξεργασία των αιτήσεων διατηρούνται για χρονικό διάστημα δύο (2) ετών από την ολοκλήρωση της διαδικασίας, εκτός εάν απαιτείται μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για τη συμμόρφωση με νόμιμες υποχρεώσεις ή για την υποστήριξη διοικητικών διαδικασιών.
5. Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων
Τα υποκείμενα των δεδομένων έχουν τα ακόλουθα δικαιώματα:
- Να ζητήσουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα και πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία τους.
- Να ζητήσουν τη διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων.
- Να ζητήσουν τη διαγραφή των δεδομένων τους, εφόσον συντρέχουν οι νόμιμες προϋποθέσεις.
- Να ζητήσουν τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων τους.
- Να αντιταχθούν στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων, για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή τους, σύμφωνα με το άρθρο 21 του ΓΚΠΔ, εκτός εάν συντρέχουν επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών τους.
Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων, οι ενδιαφερόμενοι/ες μπορούν να απευθύνονται στην Ε.Α.Δ.Π. Παν Αιγαίου (company@aegean.gr).
Για ζητήματα που αφορούν την προστασία προσωπικών δεδομένων, μπορείτε να επικοινωνείτε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) του Πανεπιστημίου Αιγαίου στη διεύθυνση: dpo@aegean.gr.
Σε περίπτωση που θεωρείτε ότι παραβιάζονται τα δικαιώματά σας αναφορικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr, τηλ. 210 6475600).
